Como planejar um evento Este guia completo de planejamento de eventos tem duas seções:
Embora não possamos identificar todos os detalhes em que você precisará pensar, já que muito disso dependerá do tipo de evento que você está realizando, podemos sugerir algumas práticas recomendadas que são importantes para acompanhar em qualquer evento. Esperamos que o seguinte forneça um ponto de partida para o seu planejamento de eventos Nós também montamos uma lista de verificação fácil de usar, para que nada fique perdido. 10 etapas para você começar com o planejamento de eventos 1. Desenvolver Objetivos e Objetivos do Evento O primeiro passo é estabelecer metas e objetivos tangíveis. (por exemplo, por que você está organizando este evento e o que você espera alcançar?) Se você conhecer os principais objetivos de sua organização antes de planejar, poderá garantir que todas as partes do evento sejam otimizadas para o sucesso. Você está tentando aumentar a conscientização para uma causa ou coletar uma quantia predeterminada de doações para o seu próximo projeto? Estabelecer metas com medidas quantificáveis de sucesso tornará mais fácil para sua equipe garantir que você atinja suas metas. 2. Organize uma equipe Qualquer evento exige um esforço conjunto da equipe para lidar com todos os detalhes. Considere a possibilidade de identificar um único gerente de eventos ou presidente de evento, bem como presidentes individuais de subcomitês, como:
3. Definir uma data A data pode já estar pré-definida para um evento recorrente, mas se este for um novo evento, considere o seguinte antes de firmar sua data:
Planejando um evento agora? Faça o download da lista de verificação de planejamento de eventos aqui. 4. Marque seu evento Se você quer que seu evento se destaque, você precisa escolher um tema oportuno e atraente que o diferencie de sua concorrência. Isso significa que você precisa criar um tema geral dinâmico e precisa ter muito cuidado com o nome real - já que ele pode ser um elemento fundamental para chamar a atenção, especialmente na mídia on-line.
5. Crie um plano mestre :Este plano deve abranger todos os aspectos do evento, incluindo:
6. Determinar Processos Administrativos Em outras palavras, como você vai acompanhar suas listas de planejamento, registro, orçamento, convidados e palestrantes, etc.? Se você for um cliente do Wild Apricot Membership Management, poderá criar um evento de forma rápida e fácil e gerenciar seu registro por meio do nosso sistema online de gerenciamento de eventos. Se o seu site ou banco de dados de associação não é alimentado pelo Wild Apricot, você pode querer determinar a melhor forma de organizar e rastrear todas as informações do seu evento. Você pode revisar ferramentas de software de gerenciamento de eventos por meio de um diretório, como o Capterra . 7. Identifique e estabeleça parcerias e patrocinadores Existem organizações com as quais você poderia fazer parceria ou solicitar patrocínios para cobrir os custos e aumentar a participação em potencial? Quando você envolve outras pessoas ou grupos em seu evento, eles têm interesse em ajudar a espalhar a palavra e tornar o evento um sucesso. Você pode querer considerar:
8. Criar um plano de publicidade Mesmo com a linha de alto-falante ou entretenimento mais incrível, você precisa de publicidade para levar as pessoas à porta. A promoção do evento começa com o aviso inicial ou página em seu site, anote em sua newsletter ou e-mail para salvar a data e, em seguida, constrói para incluir publicidade on-line e off-line, relações com a mídia e divulgação contínua para incentivar o registro. E nenhum plano está completo sem os agradecimentos, agradecimentos e artigos do patrocinador do pós-evento sobre as principais mensagens do evento ou o sucesso da captação de recursos. Para detalhes sobre promoção, confira o Guia de Promoção de Eventos. 9. Estabelecer um orçamento Seu orçamento deve incorporar estimativas para todos os itens principais identificados no seu Plano Principal de Eventos. Não se esqueça de incluir quaisquer despesas de viagem ou alojamento para oradores, apresentadores, etc. 10. Determinar o processo de avaliação Como você vai determinar se o seu evento é um sucesso? Você mede o sucesso pelo número de inscritos ou participantes ou depende de você igualar ou aumentar o valor pretendido em doações? Ao definir suas metas e objetivos iniciais do evento, você também deve considerar como avaliará o evento para determinar seu sucesso. Se você estiver usando um pacote de software de gerenciamento de associação, como o Wild Apricot, poderá rastrear facilmente números e taxas de inscrição. Mas, se o seu evento envolver rastreamento, por exemplo, um leilão silencioso, será necessário implementar alguns processos para identificar mercadorias oferecidas em espécie e fundos levantados no evento. Da mesma forma, se o objetivo do seu evento é aumentar a conscientização, você terá que comparar e coletar dados sobre atividades / menções de mídia social on-line etc. e publicidade off-line - novamente com base em suas metas iniciais. Este software torna a execução (e preenchimento) eventos um snap!Se você está cansado de processar registros de eventos e pagamentos manualmente, existe um software que pode automatizar completamente o processo on-line para você. É chamado Membership Management Software e aqui está o que ele pode fazer:
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AutorFabrício Lopes -Consultoria de Seo - Web Master, Especialista em SEO. Histórico
Agosto 2020
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